Archivierung

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Archivierung bzw. Dokumenten-aufbewahrung ist Chefsache!

Haben Sie sich schon mal Gedanken gemacht über die Aufbewahrung bzw. Archivierung Ihrer Firmendaten in elektronischer Form?

Dokumentenachivierung Vie­les, in machen Bran­chen fast alles, läuft im Geschäfts­le­ben heut­zu­ta­ge in Form von Bits und Bytes durch die welt­wei­ten Daten­ver­bin­dun­gen. Emails, Brie­fe, Faxe, PDF’s, White­pa­per, Rech­nun­gen, Geschäfts­be­rich­te etc. – alles in digi­ta­ler Form vor­han­den auf dem Firmenserver.

Das ist in zuneh­men­dem Maße die Infor­ma­ti­ons­grund­la­ge jeder Fir­ma, jeder öffent­li­chen Ver­wal­tung. Dar­aus erge­ben sich jedoch ganz neue Her­aus­for­de­run­gen in Bezug auf die lang­fris­ti­ge Auf­be­wah­rung (Archi­vie­rung) die­ser digi­ta­len Dokumente.

In vie­len Betrie­ben hapert es ja schon an einer regel­mä­ßi­gen Daten­si­che­rung. Von einer lang­fris­ti­gen Archi­vie­rung ganz zu schwei­gen. Dabei macht uns kein gerin­ge­rer als der Fis­kus ganz peni­ble Vor­schrif­ten dar­über, wie eine sol­che digi­ta­le Archi­vie­rung zu erfol­gen hat.

Schon seit 2002 haben sich die Finanz­äm­ter die Mög­lich­keit geschaf­fen, digi­ta­le Steu­er­prü­fun­gen durch­zu­füh­ren. Grund­la­ge sind die soge­nann­ten “Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen (GDPdU)”.

Auf der Grund­la­ge der geän­der­ten §§ 146, 147 Abga­ben­ord­nung (AO) geneh­migt sich der Fis­kus bei Betriebs­prü­fun­gen weit­ge­hen­de Zugriffs­rech­te auf die Daten­ver­ar­bei­tungs-Sys­te­me von Unter­neh­men. Dabei kann der Zugriff in drei Fir­men erfol­gen, deren Aus­wahl dem jewei­li­gen Prü­fer über­las­sen bleibt.

Der Grund dafür liegt auf der Hand. Eine digi­ta­le Steu­er­prü­fung ist natür­lich um ein viel­fa­ches ein­fa­cher durch­zu­füh­ren, als die Durch­sicht und Erfas­sung dut­zen­der her­kömm­li­cher Akten­ord­ner. Unter Umstän­den muss nicht ein­mal mehr ein Steu­er­prü­fer vor Ort erschei­nen, son­dern der gan­ze Pro­zeß könn­te zumin­dest theo­re­tisch über das Inter­net abge­wi­ckelt werden.

Für die Unter­neh­men bedeu­tet das, das man sich und sei­ne EDV auf eine digi­ta­le Betriebs­prü­fung vor­be­rei­ten muss. Und dazu gehört unter ande­rem das The­ma revi­si­ons­si­che­re digi­ta­le Archivierung.

Was genau bedeutet “digitale revisionssichere Archivierung”?

gesetzliche Vorschriften Grund­sätz­lich bedeu­tet das, dass alle geschäft­lich rele­van­ten Doku­men­te, die auf­be­wah­rungs­pflich­tig sind, im Rah­men der jewei­li­gen Auf­be­wah­rungs­frist so archi­viert sein müs­sen, dass die Infor­ma­tio­nen unver­än­der­bar bzw. ver­fäl­schungs­si­cher sind.

Die mul­ti­plen gesetz­li­chen Vor­schrif­ten zur elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung las­sen sich in fol­gen­den 10 Grund­sät­zen zusammenfassen:

  1. Jedes Doku­ment muss gemäß sei­ner gesetz­li­chen und betrieb­li­chen Anfor­de­run­gen auf­be­wahrt werden.
  2. Es darf kein Doku­ment auf dem Weg ins oder im Archiv selbst ver­lo­ren gehen.
  3. Jedes Doku­ment muss unver­än­der­bar archi­viert werden.
  4. Alle ändern­den Aktio­nen im elek­tro­ni­schen Archiv­sys­tem müs­sen nach­voll­zieh­bar pro­to­kol­liert werden.
  5. Jedes Doku­ment muss ein­deu­tig gefun­den und repro­du­ziert wer­den können.
  6. Jedes Doku­ment muss zeit­nah wie­der­ge­fun­den wer­den können.
  7. Jedes Doku­ment darf nur von berech­tig­ten Benut­zern ein­ge­se­hen werden.
  8. Jedes Doku­ment darf erst nach sei­ner Auf­be­wah­rungs­frist ver­nich­tet werden.
  9. Die Anfor­de­run­gen die­ser Grund­sät­ze müs­sen über tech­ni­sche Ände­run­gen und Migra­tio­nen hin­weg sicher­ge­stellt werden.
  10. Die Erfül­lung die­ser Merk­sät­ze muss Drit­ten dar­ge­stellt wer­den können.

(Quel­le: VOI [VOI Ver­band Orga­ni­sa­ti­ons- und Informationssysteme]) 

Das liest sich erst ein­mal rela­tiv harm­los, aber der Teu­fel steckt bekannt­lich im Detail und so kann ein guter Rat an die­ser Stel­le nur lau­ten: Nut­zen Sie das Know-How von Spe­zia­lis­ten, damit Sie zum Zeit­punkt X auch wirk­lich revi­si­ons­si­cher sind und einer digi­ta­len Betriebs­prü­fung gelas­sen ent­ge­gen sehen können.

Ein ers­ter Ansatz­punkt, um sich in das The­ma ein­zu­le­sen ist die Sei­te “elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung” bei Wiki­pe­dia. Einen kos­ten­lo­sen Leit­fa­den zu die­sem The­ma fin­den Sie unter ande­rem auf die­ser Sei­te.

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