Bleiben Sie am Ball!

Immer wenn hier etwas Neues berichtet wird, sind Sie einer der ersten, der davon erfährt. Selbstverständlich ist dieser Service für Sie kostenlos und verpflichtet Sie auch sonst zu garnichts. Wenn Sie den Service einmal nicht mehr nutzen möchten, können Sie sich ganz einfach abmelden.

Pfeile Gif

Ein kleines Dankeschön!

Ich hasse SPAM genauso wie Sie. Ihre E-Mail-Adresse wird von mir niemals wissentlich an Dritte weiter gegeben. Darauf können Sie sich verlassen!

Archivierung

Bildnachweis: © NEWS44 - Pixabay

Archivierung bzw. Dokumenten-aufbewahrung ist Chefsache!

Haben Sie sich schon mal Gedanken gemacht über die Aufbewahrung bzw. Archivierung Ihrer Firmendaten in elektronischer Form?

Dokumentenachivierung Vie­les, in machen Bran­chen fast alles, läuft im Geschäfts­le­ben heut­zu­ta­ge in Form von Bits und Bytes durch die welt­wei­ten Daten­ver­bin­dun­gen. Emails, Brie­fe, Faxe, PDF’s, White­pa­per, Rech­nun­gen, Geschäfts­be­rich­te etc. – alles in digi­ta­ler Form vor­han­den auf dem Fir­men­ser­ver.

Das ist in zuneh­men­dem Maße die Infor­ma­ti­ons­grund­la­ge jeder Fir­ma, jeder öffent­li­chen Ver­wal­tung. Dar­aus erge­ben sich jedoch ganz neue Her­aus­for­de­run­gen in Bezug auf die lang­fris­ti­ge Auf­be­wah­rung (Archi­vie­rung) die­ser digi­ta­len Doku­men­te.

In vie­len Betrie­ben hapert es ja schon an einer regel­mä­ßi­gen Daten­si­che­rung. Von einer lang­fris­ti­gen Archi­vie­rung ganz zu schwei­gen. Dabei macht uns kein gerin­ge­rer als der Fis­kus ganz peni­ble Vor­schrif­ten dar­über, wie eine sol­che digi­ta­le Archi­vie­rung zu erfol­gen hat.

Schon seit 2002 haben sich die Finanz­äm­ter die Mög­lich­keit geschaf­fen, digi­ta­le Steu­er­prü­fun­gen durch­zu­füh­ren. Grund­la­ge sind die soge­nann­ten “Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen (GDPdU)”.

Auf der Grund­la­ge der geän­der­ten §§ 146, 147 Abga­ben­ord­nung (AO) geneh­migt sich der Fis­kus bei Betriebs­prü­fun­gen weit­ge­hen­de Zugriffs­rech­te auf die Daten­ver­ar­bei­tungs-Sys­te­me von Unter­neh­men. Dabei kann der Zugriff in drei Fir­men erfol­gen, deren Aus­wahl dem jewei­li­gen Prü­fer über­las­sen bleibt.

Der Grund dafür liegt auf der Hand. Eine digi­ta­le Steu­er­prü­fung ist natür­lich um ein viel­fa­ches ein­fa­cher durch­zu­füh­ren, als die Durch­sicht und Erfas­sung dut­zen­der her­kömm­li­cher Akten­ord­ner. Unter Umstän­den muss nicht ein­mal mehr ein Steu­er­prü­fer vor Ort erschei­nen, son­dern der gan­ze Pro­zeß könn­te zumin­dest theo­re­tisch über das Inter­net abge­wi­ckelt wer­den.

Für die Unter­neh­men bedeu­tet das, das man sich und sei­ne EDV auf eine digi­ta­le Betriebs­prü­fung vor­be­rei­ten muss. Und dazu gehört unter ande­rem das The­ma revi­si­ons­si­che­re digi­ta­le Archi­vie­rung.

Was genau bedeutet “digitale revisionssichere Archivierung”?

gesetzliche Vorschriften Grund­sätz­lich bedeu­tet das, dass alle geschäft­lich rele­van­ten Doku­men­te, die auf­be­wah­rungs­pflich­tig sind, im Rah­men der jewei­li­gen Auf­be­wah­rungs­frist so archi­viert sein müs­sen, dass die Infor­ma­tio­nen unver­än­der­bar bzw. ver­fäl­schungs­si­cher sind.

Die mul­ti­plen gesetz­li­chen Vor­schrif­ten zur elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung las­sen sich in fol­gen­den 10 Grund­sät­zen zusam­men­fas­sen:

  1. Jedes Doku­ment muss gemäß sei­ner gesetz­li­chen und betrieb­li­chen Anfor­de­run­gen auf­be­wahrt wer­den.
  2. Es darf kein Doku­ment auf dem Weg ins oder im Archiv selbst ver­lo­ren gehen.
  3. Jedes Doku­ment muss unver­än­der­bar archi­viert wer­den.
  4. Alle ändern­den Aktio­nen im elek­tro­ni­schen Archiv­sys­tem müs­sen nach­voll­zieh­bar pro­to­kol­liert wer­den.
  5. Jedes Doku­ment muss ein­deu­tig gefun­den und repro­du­ziert wer­den kön­nen.
  6. Jedes Doku­ment muss zeit­nah wie­der­ge­fun­den wer­den kön­nen.
  7. Jedes Doku­ment darf nur von berech­tig­ten Benut­zern ein­ge­se­hen wer­den.
  8. Jedes Doku­ment darf erst nach sei­ner Auf­be­wah­rungs­frist ver­nich­tet wer­den.
  9. Die Anfor­de­run­gen die­ser Grund­sät­ze müs­sen über tech­ni­sche Ände­run­gen und Migra­tio­nen hin­weg sicher­ge­stellt wer­den.
  10. Die Erfül­lung die­ser Merk­sät­ze muss Drit­ten dar­ge­stellt wer­den kön­nen.

(Quel­le: VOI [VOI Ver­band Orga­ni­sa­ti­ons- und Infor­ma­ti­ons­sys­te­me])

Das liest sich erst ein­mal rela­tiv harm­los, aber der Teu­fel steckt bekannt­lich im Detail und so kann ein guter Rat an die­ser Stel­le nur lau­ten: Nut­zen Sie das Know-How von Spe­zia­lis­ten, damit Sie zum Zeit­punkt X auch wirk­lich revi­si­ons­si­cher sind und einer digi­ta­len Betriebs­prü­fung gelas­sen ent­ge­gen sehen kön­nen.

Ein ers­ter Ansatz­punkt, um sich in das The­ma ein­zu­le­sen ist die Sei­te “elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung” bei Wiki­pe­dia. Einen kos­ten­lo­sen Leit­fa­den zu die­sem The­ma fin­den Sie unter ande­rem auf die­ser Sei­te.