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Fakturia — Eine Lösung für die stressfreie Rechnungserstellung

Wel­cher Fre­e­lan­cer, Selb­stän­di­ger, Gewer­be­trei­ben­der und Unter­neh­mer kennt nicht das oft­mals lei­di­ge Pro­blem der Rech­nungs­er­stel­lung für erbrach­te Leis­tun­gen oder ver­kauf­te Pro­duk­te. Im Prin­zip müss­te die­se Tätig­keit doch die Belieb­tes­te aller betriebs­wirt­schaft­li­chen Arbei­ten sein, bringt sie doch in der Regel rela­tiv schnell Geld in die Kasse.

Doch weit gefehlt. Bei vie­len ist die Rech­nungs­er­stel­lung eine der unbe­lieb­tes­ten Tätig­kei­ten über­haupt, weil sie oft­mals mit tech­ni­schen und admi­nis­tra­ti­ven Schwie­rig­kei­ten und Pro­ble­men ein­her­geht. In der Regel benö­tigt man eine rela­tiv teu­re Soft­ware, ein soge­nann­tes Fak­tu­rie­rungs­pro­gramm. Rich­tig teu­er wird eine indi­vi­du­el­le Soft­ware­lö­sung, wenn die­se netz­werk­fä­hig sein und auf meh­re­ren Arbeits­plät­zen lau­fen soll.

Rich­tig schwie­rig hin­ge­gen wird es, wenn der anfal­len­de Umsatz sich auf vie­le klei­ne Ein­zel­rech­nun­gen ver­teilt (z.B. Web­hos­ting, Tele­kom­mu­ni­ka­ton), die aber jeden Monat unter­schied­lich sind, da ein immer wech­seln­der Ver­brauchs­an­teil hin­zu­kommt. Auch die Ver­wal­tung und Abwick­lung von wie­der­keh­ren­den, aber immer glei­chen Zahlungen/Rechnungen steht in der Unbe­liebt­heits­ska­la ganz weit oben.
Rela­tiv unbe­liebt ist das Rech­nungs­schrei­ben auch bei Dienst­leis­tern, die im Lau­fe eines Monats diver­se Leis­tun­gen erbrin­gen und den jewei­li­gen Zeit­auf­wand dafür erfas­sen müs­sen (Steu­er­be­ra­ter, Rechts­an­wäl­te, etc.). Die Hilfs­mit­tel in sol­chen Fäl­len rei­chen von Zet­tel­wirt­schaft bis Excel­ta­bel­le und alle Daten müs­sen am Monats­en­de in eine sau­be­re, recht­lich auch ein­wand­freie Rech­nung über­führt werden.

Zum Glück gibt es heut­zu­ta­ge etli­che Anbie­ter, die das Pro­blem erkannt haben und mit soge­nann­ten SaaS-Lösun­gen am Markt auf­tre­ten. “SaaS” bedeu­tet Soft­ware as a Ser­vice. Man benö­tigt kei­ne sta­tio­nä­ren, teu­ren Pro­gram­me mehr, son­dern nutzt eine cloud­ba­sie­ren­de Soft­ware, die ganz ein­fach im Inter­net­brow­ser bedient wird. Die Vor­tei­le lie­gen klar auf der Hand.

  • Man spart die Inves­ti­ti­on in teu­re sta­tio­nä­re Soft­ware und deren regel­mä­ßi­gen Updates und zahlt statt­des­sen einen monat­lich fes­ten Betrag für eine sol­che SaaS-Lösung.
  • Die­se ist immer up-to-date, ohne dass man sich selbst stän­dig um Updates küm­mern muss.
  • Der fes­te monat­li­che Betrag kann natür­lich viel ein­fa­cher in der eige­nen Kal­ku­la­ti­on ver­ar­bei­tet werden.
  • Dar­über hin­aus kann eine sol­che SaaS-Lösung von jedem Arbeits­platz der Welt aus bedient wer­den, Inter­net­an­schluss vorausgesetzt.
  • Nicht ganz uner­heb­lich ist auch die Tat­sa­che, dass man sich bei guten Anbie­tern auch nicht mehr um das The­ma Daten­si­che­rung küm­mern muss.

Ins­ge­samt also Pro-Argu­men­te, die es recht­fer­ti­gen, hier den eige­nen Sta­tus Quo ein­mal kri­tisch zu hin­ter­fra­gen und ggf. zu einem SaaS-Anbie­ter zu wechseln.

Einen die­ser Anbie­ter möch­te ich Ihnen heu­te vor­stel­len. Es ist die Mar­ke Fak­tu­ria, erreich­bar unter der gleich­na­mi­gen Inter­net­adres­se https://www.fakturia.de/. Fakturia.de ist ein Geschäfts­zweig bzw. eine Mar­ke der Lumi­nea IT Solu­ti­ons Ltd. Der 2007 gegrün­de­te Mut­ter­kon­zern ist in Groß­bri­tan­ni­en regis­triert. Die Nie­der­las­sung in Deutsch­land befin­det sich seit kur­zem in Sauer­lach bei Mün­chen. Außer­dem wird die Limi­ted gera­de in eine GmbH umge­wan­delt, die Anmel­dung im Han­dels­re­gis­ter ist bereits erfolgt.

Geschäfts­füh­rer ist Dipl.-Inf. (FH) Nor­bert Schol­lum (Stand: 2016). Nach eige­ner Aus­sa­ge wird die Anwen­dung “Fak­tu­ria” im TÜV-zer­ti­fi­zier­ten Hoch­leis­tungs-Rechen­zen­trum der Fir­ma QSC AG im Süden von Mün­chen gehostet.

Der Fokus bei Fak­tu­ria liegt dabei auf der Ver­wal­tung und Abwick­lung von wie­der­keh­ren­den Zah­lun­gen (auch bekannt als Abo-Ver­trä­ge, Sub­scrip­ti­on-Manage­ment oder Recur­ring Reve­nue). Aber auch die “ganz nor­ma­le” Rech­nungs­er­stel­lung ist für Fak­tu­ria kein Pro­blem. Man den­ke nur an die zahl­rei­chen “Fre­e­lan­cer”, Exis­tenz­grün­der und Start­ups, für die Fak­tu­ria sogar einen kom­plett kos­ten­lo­sen Tarif anbietet.

Die kos­ten­pflich­ti­gen Tari­fe gestal­ten sich wie folgt:

  • Small-Busi­ness” für KMU und Kleinst­be­trie­be 29,– Euro monatlich
  • Pre­mi­um” für den Mit­tel­stand 49,– Euro monatlich
  • Enter­pri­se” für Groß­kon­zer­ne 189,– Euro monatlich

Fak­tu­ria bie­tet eine 60-Tage “KOS­TEN­LO­SE TEST- UND INTE­GRA­TI­ONS­PHA­SE”. Das ist durch­aus fair, aber 90 Tage wären bes­ser, denn 2 Mona­te sind unter Umstän­den schnell vor­bei. Übri­gens wäre der “Kle­be-Effekt” bei 90 Tagen sicher­lich grö­ßer als bei 60 Tagen, also eine WIN-WIN-Situa­ti­on. Nach der Test­pha­se wech­selt man auto­ma­tisch in den dau­er­haft kos­ten­lo­sen Start­Up-Tarif oder aber in einen höhe­ren Tarif nach eige­ner Wahl.

Noch vor Redak­ti­ons­schluss die­ses Arti­kels erreich­te uns ein Log­in-Zugang von Fak­tu­ria, so dass ich hier auch über eini­ge inter­es­san­te Din­ge aus dem Backend berich­ten kann. Beim aller­ers­ten Log­in emp­fängt uns die Soft­ware mit einem unspek­ta­ku­lä­ren, aber ziem­lich auf­ge­räum­ten Bild­schirm (sie­he Grafik).

Unter dem bereits akti­vier­ten Tabu­la­tor “Schnell­ein­stieg” sehe ich, was ich vor­ab erst­mal erle­di­gen muss, bevor ich über­haupt mit Fak­tu­ria arbei­ten kann. Eine sol­che Soft­ware ist natür­lich nur so gut, wie die Daten, die man dort ein­gibt. Etwas Vor­ar­beit ist also not­wen­dig, aber das ist bei jeder ähn­li­chen Soft­ware der Fall.

Kom­men wir zu den Nach­tei­len. Ein gene­rel­ler Nach­teil einer SaaS-Lösung ist sicher­lich die Tat­sa­che, dass man sei­ne wert­vol­len Daten in frem­de Hän­de abge­ben muss. Hier ist auf jeden Fall Ver­trau­en in die Leis­tungs­fä­hig­keit und Bestän­dig­keit des Anbie­ters erfor­der­lich. Eine Bring­schuld, mit der der Anwen­der erst­mal in Vor­leis­tung gehen muss, denn er kennt die Fir­ma in der Regel noch nicht. Was pas­siert beim Worst-Case-Sze­na­rio “Anbie­ter fällt kom­plett aus”? Das ist natür­lich kein expli­zi­ter Nach­teil von Fak­tu­ria, son­dern kann im Prin­zip bei jedem Anbie­ter pas­sie­ren. Man soll­te also über die­sen Fall durch­aus nach­den­ken und Maß­nah­men defi­nie­ren, die in einem sol­chen Fall die voll­stän­di­ge Rück­si­che­rung der Daten und deren mög­lichst unkom­pli­zier­te Wei­ter­ver­wen­dung ermöglicht.

Ein wei­te­rer Nach­teil besteht mei­nes Erach­tens dar­in, dass es mit Fak­tu­ria zur Zeit noch nicht mög­lich ist, Last­schrif­ten direkt zu erzeu­gen und abzu­wi­ckeln. Hier ver­weist Fak­tu­ria auf exter­ne Payment-Pro­vi­der oder direk­te Daten­ein­ga­be in die Online-Ban­king-Soft­ware einer Bank. Wün­schens­wert wäre sicher­lich eine kom­plet­te Abwick­lung aus einer Hand, inklu­si­ve Last­schrif­ten, weil es gera­de für klei­ne­re Unter­neh­men oft­mals nicht ein­fach ist, eine indi­vi­du­el­le Last­schrift­ver­ein­ba­rung mit einer Bank zu tref­fen, denn die­se behan­delt den For­de­rungs­ein­zug per Last­schrift mehr oder weni­ger als Kre­dit­ge­schäft mit den ent­spre­chen­den Risi­ken (Rück­ga­be der Lastschrift!).

Fazit: Fak­tu­ria ist auf jeden Fall einen Test wert. Wer zudem regel­mä­ßig wie­der­keh­ren­de Rech­nun­gen im Rah­men eines Abo-Modells erstel­len muss, für den ist Fak­tu­ria sicher­lich ganz beson­ders geeig­net, weil hier der Schwer­punkt die­ser SaaS-Lösung liegt. Inter­es­sant scheint Fak­tu­ria auch für Dienst­leis­ter zu sein, die für Ihre Kun­den die Rech­nungs­er­stel­lung über­neh­men wol­len (z.B. Büro-Ser­vices), denn Fak­tu­ria bie­tet eine “White-Label”-Lösung an, die es ermög­licht, die Soft­ware zu nut­zen, ohne dass die Mar­ke Fak­tu­ria in Erschei­nung tritt.

Weiterführende Links:

Fak­tu­ria — Homepage

Fak­tu­ria — Dokumentation

Fak­tu­ria — Roadmap

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