Fakturia – Eine Lösung für die stressfreie Rechnungserstellung

Welcher Freelancer, Selbständiger, Gewerbetreibender und Unternehmer kennt nicht das oftmals leidige Problem der Rechnungserstellung für erbrachte Leistungen oder verkaufte Produkte. Im Prinzip müsste diese Tätigkeit doch die Beliebteste aller betriebswirtschaftlichen Arbeiten sein, bringt sie doch in der Regel relativ schnell Geld in die Kasse.

Doch weit gefehlt. Bei vielen ist die Rechnungserstellung eine der unbeliebtesten Tätigkeiten überhaupt, weil sie oftmals mit technischen und administrativen Schwierigkeiten und Problemen einhergeht. In der Regel benötigt man eine relativ teure Software, ein sogenanntes Fakturierungsprogramm. Richtig teuer wird eine individuelle Softwarelösung, wenn diese netzwerkfähig sein und auf mehreren Arbeitsplätzen laufen soll.

Richtig schwierig hingegen wird es, wenn der anfallende Umsatz sich auf viele kleine Einzelrechnungen verteilt (z.B. Webhosting, Telekommunikaton), die aber jeden Monat unterschiedlich sind, da ein immer wechselnder Verbrauchsanteil hinzukommt. Auch die Verwaltung und Abwicklung von wiederkehrenden, aber immer gleichen Zahlungen/Rechnungen steht in der Unbeliebtheitsskala ganz weit oben.
Relativ unbeliebt ist das Rechnungsschreiben auch bei Dienstleistern, die im Laufe eines Monats diverse Leistungen erbringen und den jeweiligen Zeitaufwand dafür erfassen müssen (Steuerberater, Rechtsanwälte, etc.). Die Hilfsmittel in solchen Fällen reichen von Zettelwirtschaft bis Exceltabelle und alle Daten müssen am Monatsende in eine saubere, rechtlich auch einwandfreie Rechnung überführt werden.

Zum Glück gibt es heutzutage etliche Anbieter, die das Problem erkannt haben und mit sogenannten SaaS-Lösungen am Markt auftreten. “SaaS” bedeutet Software as a Service. Man benötigt keine stationären, teuren Programme mehr, sondern nutzt eine cloudbasierende Software, die ganz einfach im Internetbrowser bedient wird. Die Vorteile liegen klar auf der Hand.

  • Man spart die Investition in teure stationäre Software und deren regelmäßigen Updates und zahlt stattdessen einen monatlich festen Betrag für eine solche SaaS-Lösung.
  • Diese ist immer up-to-date, ohne dass man sich selbst ständig um Updates kümmern muss.
  • Der feste monatliche Betrag kann natürlich viel einfacher in der eigenen Kalkulation verarbeitet werden.
  • Darüber hinaus kann eine solche SaaS-Lösung von jedem Arbeitsplatz der Welt aus bedient werden, Internetanschluss vorausgesetzt.
  • Nicht ganz unerheblich ist auch die Tatsache, dass man sich bei guten Anbietern auch nicht mehr um das Thema Datensicherung kümmern muss.

Insgesamt also Pro-Argumente, die es rechtfertigen, hier den eigenen Status Quo einmal kritisch zu hinterfragen und ggf. zu einem SaaS-Anbieter zu wechseln.

Einen dieser Anbieter möchte ich Ihnen heute vorstellen. Es ist die Marke Fakturia, erreichbar unter der gleichnamigen Internetadresse https://www.fakturia.de/. Fakturia.de ist ein Geschäftszweig bzw. eine Marke der Luminea IT Solutions Ltd. Der 2007 gegründete Mutterkonzern ist in Großbritannien registriert. Die Niederlassung in Deutschland befindet sich seit kurzem in Sauerlach bei München. Außerdem wird die Limited gerade in eine GmbH umgewandelt, die Anmeldung im Handelsregister ist bereits erfolgt.

Geschäftsführer ist Dipl.-Inf. (FH) Norbert Schollum (Stand: 2016). Nach eigener Aussage wird die Anwendung “Fakturia” im TÜV-zertifizierten Hochleistungs-Rechenzentrum der Firma QSC AG im Süden von München gehostet.

Der Fokus bei Fakturia liegt dabei auf der Verwaltung und Abwicklung von wiederkehrenden Zahlungen (auch bekannt als Abo-Verträge, Subscription-Management oder Recurring Revenue). Aber auch die “ganz normale” Rechnungserstellung ist für Fakturia kein Problem. Man denke nur an die zahlreichen “Freelancer”, Existenzgründer und Startups, für die Fakturia sogar einen komplett kostenlosen Tarif anbietet.

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Die kostenpflichtigen Tarife gestalten sich wie folgt:

  • “Small-Business” für KMU und Kleinstbetriebe 29,– Euro monatlich
  • “Premium” für den Mittelstand 49,– Euro monatlich
  • “Enterprise” für Großkonzerne 189,– Euro monatlich

Fakturia bietet eine 60-Tage “KOSTENLOSE TEST- UND INTEGRATIONSPHASE”. Das ist durchaus fair, aber 90 Tage wären besser, denn 2 Monate sind unter Umständen schnell vorbei. Übrigens wäre der “Klebe-Effekt” bei 90 Tagen sicherlich größer als bei 60 Tagen, also eine WIN-WIN-Situation. Nach der Testphase wechselt man automatisch in den dauerhaft kostenlosen StartUp-Tarif oder aber in einen höheren Tarif nach eigener Wahl.

Noch vor Redaktionsschluss dieses Artikels erreichte uns ein Login-Zugang von Fakturia, so dass ich hier auch über einige interessante Dinge aus dem Backend berichten kann. Beim allerersten Login empfängt uns die Software mit einem unspektakulären, aber ziemlich aufgeräumten Bildschirm (siehe Grafik).

Unter dem bereits aktivierten Tabulator “Schnelleinstieg” sehe ich, was ich vorab erstmal erledigen muss, bevor ich überhaupt mit Fakturia arbeiten kann. Eine solche Software ist natürlich nur so gut, wie die Daten, die man dort eingibt. Etwas Vorarbeit ist also notwendig, aber das ist bei jeder ähnlichen Software der Fall.

Kommen wir zu den Nachteilen. Ein genereller Nachteil einer SaaS-Lösung ist sicherlich die Tatsache, dass man seine wertvollen Daten in fremde Hände abgeben muss. Hier ist auf jeden Fall Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Beständigkeit des Anbieters erforderlich. Eine Bringschuld, mit der der Anwender erstmal in Vorleistung gehen muss, denn er kennt die Firma in der Regel noch nicht. Was passiert beim Worst-Case-Szenario “Anbieter fällt komplett aus”? Das ist natürlich kein expliziter Nachteil von Fakturia, sondern kann im Prinzip bei jedem Anbieter passieren. Man sollte also über diesen Fall durchaus nachdenken und Maßnahmen definieren, die in einem solchen Fall die vollständige Rücksicherung der Daten und deren möglichst unkomplizierte Weiterverwendung ermöglicht.

Ein weiterer Nachteil besteht meines Erachtens darin, dass es mit Fakturia zur Zeit noch nicht möglich ist, Lastschriften direkt zu erzeugen und abzuwickeln. Hier verweist Fakturia auf externe Payment-Provider oder direkte Dateneingabe in die Online-Banking-Software einer Bank. Wünschenswert wäre sicherlich eine komplette Abwicklung aus einer Hand, inklusive Lastschriften, weil es gerade für kleinere Unternehmen oftmals nicht einfach ist, eine individuelle Lastschriftvereinbarung mit einer Bank zu treffen, denn diese behandelt den Forderungseinzug per Lastschrift mehr oder weniger als Kreditgeschäft mit den entsprechenden Risiken (Rückgabe der Lastschrift!).

Fazit: Fakturia ist auf jeden Fall einen Test wert. Wer zudem regelmäßig wiederkehrende Rechnungen im Rahmen eines Abo-Modells erstellen muss, für den ist Fakturia sicherlich ganz besonders geeignet, weil hier der Schwerpunkt dieser SaaS-Lösung liegt. Interessant scheint Fakturia auch für Dienstleister zu sein, die für Ihre Kunden die Rechnungserstellung übernehmen wollen (z.B. Büro-Services), denn Fakturia bietet eine “White-Label”-Lösung an, die es ermöglicht, die Software zu nutzen, ohne dass die Marke Fakturia in Erscheinung tritt.

Weiterführende Links:

Fakturia – Homepage

Fakturia – Dokumentation

Fakturia – Roadmap

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